일상경비 교부신청 및 품의단계
일상경비 교부신청 범위 적합여부 확인
(지회령 제38조)
○ 일상경비로 교부신청 할 수 있는 예산과목 : 여비, 일반운영비, 업무추진비 등
○ 월별 지출액을 예상하여 반드시 지출 시점에 교부 요청
일상경비 교부신청 및 지급 시 정확한 예산과목 적용여부 확인
○ 기본경비와 경상사업 구분하여 일반운영비 교부신청 여부
○ 예산과목에 적합하게 지급했는지 여부
물품 등 구매 시 지출품의 등 적정여부 확인
○ 물품 등의 구매 시 신용카드 사용 건별 지출품의 여부
○ 산출기초조사서 작성 여부
○ 정수물품 등 사무용 장비를 일상경비로 집행하였는지 여부
인터넷을 통한 물품구매의 경우 다른 사이버몰과의 가격을 충분히 비교한 후 물 품구입 여부 확인
○ 가격조사 비교한 산출기초조사서 작성
집행단계
예산목적에 적합하게 지출여부 확인
○ 기관운영업무추진비 집행내역
- 개인적 용도 사용 금지(동문회비, 학위취득, 축하연 등)
- 소속부서 직원 이외의 자에 대한 경조사비 지출 시 업무와의 관련성 명시 여부
(한도 건당 50,000원)
○ 시책추진업무추진비 집행내역 - 축의금, 조의금 집행 금지
- 시책추진을 위한 접대성 경비-집행내용을 구체적으로 명시
집행품의 금액을 초과하여 신용카드(현금영수증) 사용 여부 확인
신용카드(현금영수증)의 의무사용 여부 확인
관내 출장여비 지급 적정 여부 확인
○ 근무상황부 확인 후 ‘실제 출장한 자’에게 여비 지급
○ 공용차량 및 업무용 택시 이용자 여비지급 기준 준수
(출장시간 4시간 이상일 경우-1만 원 공제 후 지급)
물품구입시 검수조서 작성 및 물품관리시스템 등록 여부 확인
○ 물품관리시스템 등록대상 : 비품 등(예시: 50만 원 이상, 1년 이상 사용하는 물품)
법인카드 사용대금 이체를 태만히 하여 연체료 발생치 않도록 주의
현금인출의 적정성 여부 확인
○ 격려금, 조의금, 축의금 등 현금 집행이 불가피한 경우에 한하여 지출
○ 현금으로 최종수요자에게 지출한 경우 최종수요자의 영수증을 첨부 (부득이한 경우 집행내역서 첨부)
공휴일 등 휴일에 사용한 법인카드의 적정사용 여부 확인
일상경비 정산 및 사후관리 단계
매월 1회 카드사용내역을 검색하여 분임재무관(실ㆍ과장)까지 보고(결재)
일상경비로 교부받아 집행한 예산은 다음달 5일까지 e-호조시스템을 통한 자동 정산
○ 사업부서 일상경비출납업무담당자 : 지출관리 → 일상/도급경비→ 일상/도급지급명령 → e-Banking 일상경비교부금 정산(승인요청)
○ 사업부서 일상경비출납원 : 지출관리 → 일상/도급경비→ 일상/도급지급명령 → e-Banking 일상경비교부금 정산(승인)
채권자로부터 징구한 세금계산서는 부서에 보관하고 e-세로에서 확인
신용카드 발급 및 보관ㆍ관리 철저
○ 신용카드 결제계좌는 사용부서단위(실ㆍ과)별로 1개 계좌 개설이 원칙
○ 신용카드는 1부서 1개 사용이 원칙으로 추가 발급이 불가피한 경우, 재무과 담당과 사전협의 후 그 사유를 명백히 하여 회계부서(지출원)의 협조를 받아 추가발급(이 경우에도 1개 계좌 원칙 적용)
○ 부서장 등이 해외 출장 시 발급받은 법인카드는 국내에서 사용할 수 없으며, 귀국 후 반납해야 함
○ 신용카드발급대장 비치(카드번호, 비밀번호 보안 유지)
○ 담당공무원이 교체되는 경우에는 비밀번호 변경
○ 카드수령일로부터 3일 이내에 발급상황을 지출원에게 통보
법인카드 관리시스템 모니터링 강화
○ 부당사용 개연성이 있는 사용내역에 대한 실시간 모니터링
※ 업무추진과 연관성이 없다고 판단되는 공휴일ㆍ심야ㆍ조조 및 타지역 사용 등
○ 감사부서에 열람권한 부여로 집중적인인 모니터링 실시 및 취약부서 관리